員工職場指引:財務付款報銷需知

日期:2020-11-26  類別:最新文章  編輯:物業經理人  【下載本文Word版

  員工職場指引:財務付款報銷需知

  總則

  1.現金/銀行付款是公司以現金或銀行存款付出的方式與個人或單位進行費用或貨款的支付行為(包括人民幣和外幣)。

  2.報銷是指“報賬和銷賬”,是指公司員工取得合法的原始憑證,遞交財務進行賬務處理的行為。

  管理要求

  1.公司任何形式的付款和報銷必須提出申請。

  2.公司任何款項的支付及報銷必須有足夠的授權批準。

  3.公司任何形式的付款和報銷,申請人和審批人不能是同一人。

  4.公司任何款項的支付及報銷必須符合相關作業規定,具體詳見《付款報銷管理規定》。

  付款報銷規定

  1.預算內付款報銷:

  經辦報銷人填寫《付款憑證》并簽字→部門主管審核→財務主管審核→根據費用類別、審批權限報送子分公司總經理、部門總經理、總經理或董事長。

  2.預算外付款報銷:

  經辦前,經辦人填寫《內部聯絡單》申請→部門主管審核同意→報總經理或董事長批準→抄送財務部。報銷時,同“預算內付款報銷”。

  3.差旅費報銷:

  出差回來,經辦報銷人填寫《外埠出差費用報銷單》并簽字→部門主管簽字證實→人事主管審核出差補貼標準→財務主管審核→根據費用類別、審批權限報送子分公司總經理、部門總經理、總經理。

  (1)出差人員須在出差結束回公司后的十個工作日內到財務部報銷,還清所借備用金。

  無故拖延時間不報者,按借款金額于發放工資時扣除。

  (2)差旅費報銷必須按次集中報銷,除出差期間發生的業務招待費按業務招待費報銷規

  定單獨報銷,不得分人、分費用分拆報銷。

  (3)出差費用支出一律應附有原始單據。出差住宿標準、住勤補貼和交通費按公司有關

  出差規定標準執行,出差日期應與車、船、飛機票、旅館費發票日期相符,住勤補

  貼需提供餐飲、日用品、食品類發票。

  4.按月定額報銷的市內交通費、通訊費:

  以部門、項目組為單位,由各部門行政秘書、項目組指定人員統一進行報銷。

  項目及商品驗收

  1.凡采購的為實物資產,貨物到達之后,由行政部或有關業務部門指派驗收人員對貨物進行實物計量、檢驗,并與請購單、送貨單、發票進行核對,正確無誤后,填制驗收單。固定資產填制《入庫單》,辦公用品、低值易耗品、印刷品等填制《商品驗收單》。

  2.凡各類工程、企劃推廣廣告項目,在付款前,由經辦部門和使用部門對工程的規格、質量、數量或廣告發布日期、數量、執行質量等進行驗收,填制《工程竣工核驗單》。

  3.驗收單應有兩份,一份附在《付款憑證》之后,作為報銷附件交財務部;一份驗收部門存檔。

  備用金借款

  1.經辦人填寫《借款單》,列明款項用途和金額→部門主管審核→根據審批權限報子分公司總經理、總經理或董事長批準→財務主管簽字確認→至財務部領取錢款。

  (1)一次借款超過三千元者,須將借款金額提前貳天通知財務部,以便及時備款。

  (2)備用金使用部門應做到勤結勤報,備用金不準移作他用。

  付款報銷審批權限

  1.根據公司頒布的預算內費用開支審批權限的有關規定執行。詳見:附表《上海xx投資發展有限公司及下屬子公司預算內審批權限表》。如有調整,按公司最新規定執行。

  付款報銷單據審批時間

  1.報銷單據由經辦報銷人簽字,報部門主管審核費用支出合理性和必要性。

  2.每周二、五下午交由財務主管審核單據真實合法性和預算審批合規性。

  3.根據費用類別,分別報子公司總經理、部門總經理、董事長審批。

  4.各部門指定部門行政秘書、各業務項目指定專門人員負責跟進付款憑證的審批流轉。

  付款報銷時間

  1.每周二和每周五的下午為公司財務固定報銷日。如遇到下列情況暫停報銷:

  (1)因財務結賬原因,每月的最后一個報銷日暫停報銷;

  (2)如工資發放日恰逢報銷日,則該報銷日延后一日。

  2.常規行政辦公費用對外付款時間:

  (1)每月25日為公司(包括項目)常規行政辦公費用對外付款日,如遇雙休日,則付款

  日提前至上一工作日;

  (2)常規行政辦公費用包括印刷費、日常辦公用品費、日用品費、復印機租賃費、綠化

  保潔費、手機費、市內交通費(包括加班交通費)、日常維護費、修理費、員工醫藥

  費等。

  3.非常規行政辦公費用對外付款時間:

  (1)其他未包括在上述范圍內的費用支出根據合同約定付款時間或有關部門規定的付款

  期限內進行支付;

  (2)付款時間為付款審批手續完備后3個工作日內,特殊情況不超過5個工作日。

  附則

  1.本手冊屬內部資料,請注意妥善保存。

  2.如若不慎遺失,請及時向行政及人力資源部申報。

  3.本手冊經總公司審核批準后方可實施。

  4.本手冊解釋權歸公司行政及人力資源部,如有不明事項,請向公司行政及人力資源部咨詢。

  跋

  今天,xx成為了一家被認為是業內具備了良好信譽和較具競爭力的企業、也逐漸被眾多員工稱贊為較具個人成長空間的公司。

  我們深切地感受到,xx的成功,可歸因于團隊精神尤其是眾多員工的盡職、努力和奉獻。在xx,員工是最為寶貴的、為公司盡心盡力的你是最寶貴的。

  祝你在xx的職業生涯走的非常成功!

物業經理人:www.bazhoutianli.com

篇2:員工職場指引:其他事項

  員工職場指引:其他事項

  應該告訴你的其他事項

  安全和健康

  1.公司將遵守國家有關安全法規,全力為員工提供安全的工作環境。

  2.公司不要求任何人以任何不安全的方式進行工作。同時,安全也是每位員工的責任,所有員工都有責任指出潛在的危險并通過盡可能合理的途徑使公司成為安全的工作場所。

  3.為保障公司管理人員的安全,保證公司業務的持續穩定發展,公司董事會成員不可全部同時乘坐同一航班;公司董事會成員、總經理、部門總經理、子公司副總等以上人員自行駕車赴外地出差且單程耗時3小時以上的,不得疲勞駕駛,必須在當地過夜,不得當日往返。

  事故

  1.如果你在工作中受到傷害,那么無論程度多么輕微,都必須馬上向你的上級報告。

  2.受傷害而沒有及時報告情況,會影響公司對此事件的判斷及以后諸如補償事宜的處理。

  救急

  1.在公司行政及人力資源部及案場秘書處,公司專門設置了急救包。急救包內有紅藥水、紫藥水、燙傷膏、繃帶、護創膏……等救急用品。

  2.如果必須急救而你不知道如何處置,請及時趕往醫院或撥電話緊急求助。

  火警的預防

  1.火災隱患始終存在。你應當在指定的吸煙處吸煙,并注意熄滅你的煙頭。

  2.你應熟悉工作地點的消防設施和建筑物的出口。在培訓期,公司將向你介紹這類情況。

  災害天氣安全措施

  1.職員在上班時間之前接到當地媒體發布的黑色暴雨信號、紅色臺風信號或黑色臺風信號,請及時與公司行政及人力資源部聯絡,在獲得批準后,可以不用上班。

  2.如果在下午1時前黑色暴雨信號取消、紅色臺風信號取消或降為黃色臺風信號,請立即返回工作崗位。

篇3:員工職場指引:公司管理模式

  員工職場指引:公司管理模式

  垂直指揮與橫向聯絡

  (一)服從的原則

  1.原則上,下級對上級的命令必須服從,但以下三種情況下級可以不服從,并可向再上一級申訴:

  (1)上級有貪污、盜竊、違法亂紀等行為,下級不能服從;

  (2)上級做出的決定,會給公司帶來重大危害,后果是顯而易見的,下級可以不服從;

  (3)上級的命令,對下級個人有迫害行為,侵犯了個人權益,下級可以申述。

  (二)一個上級的原則

  1.公司中每位員工在行政隸屬關系上只有一個上級,即直接上級,只服從一個上級的指揮,只向直接上級請示報告。

  (三)逐級的原則

  1.“指揮”必須是逐級的,上級對下級在工作上須進行逐級指揮、逐級做出指示。但“檢查”可以越級,越級檢查工作時如發現問題,除遇下述緊急情況外,應交付負責此事的直接主管處理:

  (1)不制止會給公司造成損失;

  (2)損害公司形象的行為。

  2.“報告”必須是逐級的,下級對上級的報告有兩層含義,一是匯報工作,二是請示報告,正常情況下,向自己的直接上級報告,但以下幾種情況,向間接上級報告,不屬越級報告:

  (1)經直接上級批準后,向間接上級進行的報告;

  (2)向正在“檢查”工作的間接上級匯報工作情況,不屬越級,但要注意:下級只匯報工作情況,不能請求指示;上級只能了解情況,不能做出指示。

  (四)橫向聯絡的原則

  1.在公司內部,由于業務需要,需由其他部門同事的配合時,應按照“一個上級”的原則,先向本部門主管口頭匯報,由本部門主管征詢相關同級部門主管的意見,由相關部門主管落實配合人,然后雙方按流程展開配合工作。

  2.“和諧”是xx提倡的一種單純的企業文化,工作中可能有摩擦,但絕不容許人為制造矛盾,我們反對一切復雜的人際關系,倡導以結果為中心,并通過規范化的業務流程把各個部門的工作協調起來,確保整個公司業務運作的有續進行。

  合同會簽

  1.原則上,公司所有合同、協議等法律文件,在正式簽署前,都應經過合同會簽程序,由相關部門進行審查,在《合同會簽表》上書面簽署審查意見,最后根據審批權限經最終批準后,由公司法定或授權代表人代表公司簽署,并加蓋公司公章。

  2.合同會簽部門包括財務管理中心、法務部、總經理、執行董事(或董事長)。

  3.執行部門應將上述法律文件統一交至公司行政及人力資源部,由行政及人力資源部負責在各會簽部門間流轉。

  4.關于合同會簽的相關內容請參閱《合同會簽規范與流程》。

  授權

  1.公司相關職能崗位發生委托授權行為時,應向行政及人力資源部申請《授權書》,填寫相關授權內容并親筆簽名。《授權書》由行政及人力資源部統一保管。

  2.直接上級對下級的錄用、轉正、解聘等行為具有“提交權”,間接上級具有“批準權”。

  3.直接上級對下級的晉升具有“提交權”,間接上級具有“審核權”,總經理具有“批準權”。

  4.關于授權的相關內容請詳見《經營授權管理規范》。

  會議

  1.為了保持各部門之間,公司與員工之間溝通和交流的通暢,公司堅持如下會議制度:

  (1)每季度召開各子(分)公司總經理季度述職會議。

  (2)每周召開公司各部門主管工作例會。

  (3)每周召開各部門內部工作例會。

  (4)每天上午召開各案場銷售晨會。

  (5)每季度召開銷售季會。

  2、每次會議必須由專人或指定專人作好會議紀要,根據要求做好會議紀要匯簽手續,并形成周報定期上報上一級領導。

  內部聯絡單

  1.公司內部上下級之間和部門之間發生請示、匯報、告知、征求意見、請求支持等情況時使用《內部聯絡單》。

  2.執行部門應將《內部聯絡單》交至公司行政及人力資源部,由行政及人力資源部負責流轉。

  3.傳閱的文件一般按4小時回復執行,當超出4小時未回復時,行政秘書將于履行催辦手續,當超出2天未予回復時,行政秘書可“強制”將該文件呈再上一級主管閱示。

  4.合同、費用審批單、紅頭文件等均不可用內部聯絡單的形式流轉審批。

  5.關于內聯單傳閱的相關內容請參閱《關于公司內部聯絡單的傳閱辦法》。

  申訴

  1.在正常情況下,如果你有與工作有關的問題或不滿,則可與你的直接上級進行溝通。在這一層面上,通常能達成最簡單、最迅速和最有效的解決辦法。

  2.如果你與上級溝通后,你的上級無法在3個工作日內給你令你滿意地答復或解決你的申訴,且發生的問題又是對公司利益或員工利益構成了威脅,那你就可以向自己所在部門的再上一級經理反映。

  3.如果在這一層面上問題仍不能令人滿意地解決,那么你還可以向公司人力資源總監或以“郵件形式”直接向所在公司總經理反映,公司人力資源總監或總經理會進行調查并做出最終決定。

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