物業知識教材:物業管理投標工作程序

日期:2015-08-13  類別:培訓講義  編輯:物業經理人  【下載本文Word版

  物業知識教材:物業管理投標工作程序

  物業管理招標投標在我國目前尚處于起步階段,迄今為止,國內也僅有北京、廣州、南京等地進行了初步嘗試,而參與投標的物業管理公司更是寥寥可數。應當說,在這一行業中投標活動的成功經驗暫且乏善可陳。然而,投標的公平性與競爭性又決定了它必將取代現有的開發商“包辦制”,成為業主選擇“管家”的主要形式。對于物業管理公司而言,要想在競爭越來越激烈的物業管理行業中站穩腳跟,乃至成為行業主導,就必須要盡快做好準備,加入到投標競爭的行列之中,在競爭中發展壯大。因此,了解物業管理投標的程序與技巧,了解投標中可能發生的爭議及其解決途徑,對于提高物業管理公司的投標競爭力以及保障其自身權益,都是非常現實和迫切的。

  雖然,由于投標對象——物業管理服務的無形性與其他工程項目的實物性的差異,物業管理投標具有許多區別于其他項目投標的獨特之處,但同樣作為投標,其必經程序仍與其他項目投標有著諸多相似之處,仍要經歷前期準備、購買標書、可行性分析、編寫及封送標書等步驟。

  一、投標前期工作

  (一)取得從業資格

  正如所有合法經營的企業法人一樣,從業資格是物業管理公司從事正常營業活動所必須具備的首要條件,這自然也成為物業管理公司參與投標前必須首先考慮的基本因素。按照國際與國內的不同管理規定,物業管理公司要取得投標資格所需履行的手續也有所不同。

  1.從事國內投標的資格要求

  物業管理公司在國內從事投標業務,必須取得《企業法人營業執照》和政府頒發的《物業管理企業資質證書》。

  首先,按照我國《公司法》規定,作為獨立經營、獨立核算的法人機構,物業管理公司(或其所屬集團公司)必須擁有有關工商行政管理局所頒發的營業執照,以證明其合法經營資格。

  其次,物業管理企業應具備經有關部門核準頒發的資質證書。

  鑒于我國物業管理行業起步較晚,隊伍良莠不齊,管理混亂的現狀,建設部已于1999年頒布了《物業管理企業資質管理試行辦法》(以下簡稱《試行辦法》),規定物業管理企業的資質管理實行分級審批制度。該《試行辦法》已于2000年1月1日起正式實施,其目的是要通過資質審查,嚴格控制物業管理隊伍質量,提高服務水平,而對于從事物業管理投標的物業管理公司,審查更加嚴格。

  在該《試行辦法》出臺并正式實施之前,各級地方政府均是根據本地情況制訂并實施地區物業管理公司資質等級管理辦法。如上海市根據《上海市物業管理公司資質等級管理暫行辦法》,將物業管理公司劃分為以下三個等級:

  ①一級物業管理公司的資質標準

  規模要求:公司所管理物業規模一般在50萬平方米以上,或者管理涉外物業在20萬平方米以上。

  類型要求:公司所管理物業的類型在3種以上,或管理涉外物業在2種以上;并且所管理物業應有2個以上為優秀小區或者大廈,達標面積超過50%。

  人員素質要求:企業經理或常務副經理須從事專業物業管理工作3年以上;并且公司應具有經濟類、工程類中級職稱管理人員10人以上。

  經營實力要求:企業經營年限須在3年以上;且注冊資本應在100萬元以上(含100萬元)。

  ②二級物業管理公司的資質標準

  規模要求:公司所管理物業規模一般在20萬~50萬平方米以上,或者管理涉外物業在5萬~20萬平方米以上。

  類型要求:公司所管理物業的類型在2種以上,或管理物業中含有涉外物業;且所管理的物業需有1個以上為優秀小區或者大廈,達標面積超過30%。

  人員素質要求:具有經濟類、工程類中級職稱管理人員6人以上。

  經營實力要求:企業經營年限須在2年以上;且注冊資本應在50萬元以上(含50萬元)。

  ③三級物業管理公司的資質標準

  規模要求:公司管理物業規模一般在3萬~20萬平方米以上,或者管理涉外物業在1萬~5萬平方米以上。

  人員素質要求:具有經濟類、工程類中級職稱管理人員3人以上。

  經營實力要求:企業注冊資本10萬元以上(含10萬元)。

  再如,天津市為規范行業秩序,推動該市物業管理健康發展,也相應出臺《天津市物業管理企業資質等級評定辦法》、《天津市物業管理招標投標規則》,全面引入市場機制,實行招標投標選聘物業管理企業。該規則規定,天津市建筑面積在5萬平方米以上的住宅小區的物業管理,應以招標投標方式選聘物業管理企業;建筑面積20萬平方米以上的住宅小區的物業管理工作必須以招標投標選聘物業管理企業。此外,該規則還對招標投標的程序和方法做出了相應規定。

  以上這些規章制度僅僅是針對某些地區的個別特征而設置的,并不具有行業共性,而現行的《試行辦法》卻是在全國范圍內建立起了行業的統一標準。根據該《試行辦法》規定,物業管理企業被劃分為一級、二級、三級3個資質等級和臨時資質。一級企業可參加全國范圍內物業管理項目的投標、議標;二級企業只限于參加全國范圍內30萬平方米以下物業管理項目的投標、議標;三級企業只限于參加本省(自治區、直轄市)區域內15萬平方米以下物業管理項目的投標、議標。

  物業管理企業應當按照《試行辦法》規定申請企業資質等級評定。未經主管部門進行資質評定并取得資質證書的,不得從事物業管理業務。《試行辦法》還規定,物業管理企業資質等級實行動態管理,每兩年核定一次。對于不符合原定資質等級標準的企業,由資質等級評定初審部門提出降級或吊銷資質證書的意見,報審批部門批準后執行。資質等級的升級應依次逐級上升,不得越級上升。

  政府對物業管理公司進行這樣的劃分,并要求其按等級參與招標投標,無疑在競爭機制上為物業管理企業參與投標把好了關,同時也從體制上為維護招標投標競爭秩序,提高企業競爭水平提供了有力保障。應當說,這一舉措不僅將在物業管理行業中建立起公正、公平的市場競爭機制,實現優勝劣汰,而且還將推動全國物業管理招標投標的迅速發展。

  2.參與國際投標應履行的手續

  物業管理公司參與國際投標,應根據招標物業所在國規定,履行必要的手續。

  (1)注冊

  在招標物業所在國注冊,使其具有獨立經營的法人資格,這對于進行國際投標的物業管理公司而言是一道必經程序。注冊后經該國政府核準頒發營業執照,公司即可正式營業,參與有關投標工作。

  由于不同國家法律法規的差異,他們對異國進入的物業管理公司在注冊與遞交投標書的先后次序上的規定也有所不同。但無論注冊手續在先在后,物業管理公司在申請時都必須按規定提交文件。由于不同國家所要求提交的文件種類不同,本書僅列舉說明一些必須提交的主要文件:

  ①公司章程。物業管理公司注冊提交的公司章程必須對本公司的治理結構與經營體制做出充分說明,其主要內容包括:公司性質、宗旨、注冊資本、營業范圍、組織機構、經營管理、總管理機構所在地等。值得注意的是,由于我國實行《公司法》時間較短,加之獨特的經濟體制,我國公司成立時報批的組建文件往往與國際慣例有較大差別。因此,國內物業管理公司對外投標時通常需另行準備一份對外適用的公司章程。

  ②營業執照。國內投標公司提交營業執照副本審查,凡在國內已有營業執照的物業管理公司通常可直接向招標物業所在國提供營業執照,辦理申請注冊手續。

  ③關于分公司的證明。分公司的證明文件應由物業管理總公司開出,說明該分公司的組織、章程;文件由選定的公證機關公證后生效。

  ④資產負債表及損益表。這兩份報表從財務的角度反映出物業管理公司的財力、財務狀況及經營管理水平。

  ⑤曾接管物業的名稱、規模、地點及服務質量等。

  ⑥辦事處人員名單和任職證書。即由辦事處負責人簽署委任的駐招標物業所在地工作人員名單以及他們的任職證明。

  以上文件絕大多數都必須順序經由省(市)公證處、國內外事部門及駐招標物業所在國的中國大使館或領事館公證,以表明文件的簽名、印章屬實,文件的副本、節本、影印本與原本相符。公證之后,諸文件便可生效。

  (2)選擇代理人

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